A Resolução Normativa nº 617 da ANS traz uma mudança importante para as operadoras de planos de saúde, reforçando que apenas comunicar não é suficiente; é necessário comprovar que essa comunicação realmente ocorreu.
De acordo com a nova norma, as operadoras devem demonstrar, de forma objetiva e auditável, quatro pontos principais:
- Que a comunicação foi enviada.
- Que o beneficiário a recebeu.
- Que o conteúdo permaneceu inalterado.
- Que o processo pode ser rastreado ao longo do tempo.
Um dos principais desafios enfrentados pelas operadoras é que muitas comunicações ainda são feitas por canais vulneráveis, como e-mails comuns ou mensagens de texto que não têm comprovação jurídica. Isso não só aumenta o risco de falhas operacionais, mas também dificulta a defesa das operadoras durante inspeções, auditorias ou disputas judiciais.
Riscos da Não Conformidade
Sem mecanismos adequados para comprovar a comunicação, as operadoras ficam expostas a diversos riscos, como:
- Sanções regulatórias.
- Contestação por parte dos beneficiários.
- Dificuldades probatórias em processos administrativos ou judiciais.
- Perda de controle sobre comunicações críticas.
A Resolução Normativa 617 altera significativamente a maneira como as operadoras devem tratar a comunicação, passando a vê-la como um ativo regulatório essencial e não apenas como uma atividade operacional.
Importância da Evidência Jurídica
Para atender às exigências da nova norma, as operadoras precisam estruturar suas comunicações digitais de forma que gerem provas confiáveis. Essas provas devem incluir registros claros de envio, recebimento, integridade do conteúdo e uma trilha completa para auditorias.
Nesse contexto, a tecnologia se transforma de um suporte em um elemento central de conformidade. Com soluções evoluídas, é possível transformar comunicações críticas em evidências juridicamente válidas, garantindo:
- Comprovação de envio e recebimento.
- Registros com data e hora confiáveis.
- Integração completa nos processos de auditoria.
- Total rastreabilidade para fiscalizações.
Checklist de Conformidade com a ANS 617
Para ajudar as operadoras a se adequarem à nova norma, é útil seguir um checklist de conformidade, que inclui os seguintes pontos:
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Mapeamento das Comunicações Reguladas: Identificar quais comunicações são críticas, como avisos e autorizações.
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Comprovação de Envio: Garantir que seja possível provar que a comunicação foi efetivamente enviada e por um canal que gera registros confiáveis.
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Comprovação de Recebimento: Ter evidências objetivas que demonstrem que o beneficiário recebeu a comunicação.
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Integridade do Conteúdo: Assegurar que o conteúdo enviado não pode ser alterado após o envio.
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Rastreabilidade Completa: Cada comunicação deve ter uma trilha de auditoria que permita a recuperação do histórico de envio e recebimento.
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Validade Jurídica das Evidências: As provas geradas devem ter validade legal, evitando depender apenas de registros frágeis.
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Conformidade com a LGPD: O tratamento dos dados deve respeitar as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados.
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Automação e Padronização: O processo deve ser padronizado e automatizado para reduzir a dependência de ações manuais, diminuindo riscos operacionais.
Essa nova abordagem, impulsionada pela ANS 617, evidencia a necessidade de que as operadoras transformem sua comunicação em um processo mais seguro e confiável, melhorando a proteção tanto das empresas quanto dos beneficiários.