A Resolução Normativa nº 617 da ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar) introduz uma nova abordagem para as operadoras de saúde, destacando a importância da responsabilidade na comunicação com os beneficiários. A norma, que entrou em vigor recentemente, deixa claro que não basta apenas informar; é essencial comprovar que a comunicação foi realizada de forma adequada.
Requisitos da Resolução
A norma estabelece que as operadoras precisam demonstrar, de maneira objetiva e auditável, os seguintes pontos:
- Confirmação de que a comunicação foi de fato enviada.
- Prova de que o beneficiário recebeu a comunicação.
- Garantia de que o conteúdo permaneceu inalterado.
- Rastreabilidade do processo ao longo do tempo.
Essas exigências se tornam um desafio, especialmente porque muitas comunicações ainda são feitas por meios frágeis, como e-mails convencionais ou mensagens de texto sem confirmação jurídica. Isso pode resultar não apenas em problemas operacionais, mas também em dificuldades para provar a conformidade com a norma durante auditorias ou investigações.
Consequências da Não Conformidade
As operadoras que não atenderem as exigências da ANS 617 enfrentam riscos consideráveis, que incluem:
- Sanções por parte do órgão regulador.
- Contestações e reclamações por parte dos beneficiários.
- Fragilidade em processos administrativos ou judiciais.
- Perda de controle sobre informações críticas.
A ANS 617 representa uma mudança significativa, exigindo que a comunicação com os beneficiários seja tratada como um ativo regulatório, e não apenas como uma tarefa operacional.
Importância da Comprovação Digital
Para que a nova norma seja cumprida, as operadoras devem implementar mecanismos de comunicação digital que permitam a geração de evidências confiáveis. Isso inclui a criação de registros claros que assegurem:
- Comprovação de envio e recebimento.
- Registros de data e hora confiáveis.
- Integridade da mensagem.
- Rastreabilidade completa para auditorias e fiscalizações.
A tecnologia, portanto, torna-se um elemento central para assegurar a conformidade.
Ferramentas Tecnológicas
Soluções específicas para o setor de saúde podem ajudar as operadoras a transformar comunicações críticas em evidências juridicamente válidas, garantindo:
- Comprovação eficaz de que a comunicação foi enviada e recebida.
- Registros organizados e auditáveis.
- Integridade dos documentos, evitando alterações indevidas.
- Rastreabilidade que facilite auditorias.
Essas soluções digitais devem estar alinhadas às exigências regulatórias da ANS e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Checklist de Conformidade
As operadoras podem utilizar um checklist para avaliar se suas comunicações atendem aos requisitos da Resolução Normativa nº 617. Aqui estão alguns pontos a considerar:
- Mapeamento das Comunicações: Identificar quais comunicações são consideradas críticas, como notificações e autorizações.
- Comprovação de Envio: Assegurar que há registro confiável do envio.
- Comprovação de Recebimento: Demonstrar que o beneficiário recebeu a comunicação, reduzindo disputas sobre falta de informação.
- Integridade do Conteúdo: Garantir que o conteúdo enviado não possa ser alterado.
- Rastreabilidade Completa: Cada comunicação deve ter uma trilha de auditoria que permita reconstruir o histórico.
- Validade Jurídica das Evidências: As provas geradas devem ter reconhecimento legal.
- Conformidade com a LGPD: Assegurar que o tratamento dos dados respeite a legislação.
- Automação e Padronização: Implementar processos que minimizem o risco de erros humanos.
Considerações Finais
A mudança promovida pela ANS 617 exige uma nova mentalidade nas operadoras de saúde. A conformidade vai além de seguir normas; é fundamental conseguir provar que as exigências foram atendidas de forma segura.
Operadoras que se adaptarem a essas exigências não apenas estarão assegurando sua regularidade, mas também protegendo os direitos dos beneficiários e fortalecendo a confiança na relação entre as partes.